Como escrever um email em inglês

Pode parecer besteira, mas na hora de sentar para escrever um email em inglês muita gente se depara com dúvidas simples. Errar uma expressão pode diminuir suas chances de receber uma resposta ou  arranhar sua relação com o destinatário da mensagem

Um ponto importante é saber que escrever um e-mail (ou qualquer texto) em inglês não significa apenas traduzir palavra por palavra o que você escreveria em português. Quem faz isso normalmente usa mais palavras do que precisa, o que causa estranhamento para um nativo de língua inglesa. O inglês é mais objetivo,  tanto que as vezes, um brasileiro recebe um e-mail mais sucinto e acha que o outro está sendo grosseiro, mas não é isso. É o estilo do idioma.

Outro erro comum: querer escrever mais para demonstrar conhecimento da língua. Tem muita gente que acha que está fazendo uma redação para uma prova e se esforça para usar um vocabulário rebuscado e formas avançadas, mas quem receber seu e-mail não vai te dar uma nota.

Assunto

No subject line, é extremamente importante ser objetivo e claro. A pessoa que receber o e-mail deve entender, antes mesmo de abrir a mensagem, sobre o que ele se trata. Quanto mais detalhado for, maior a chance de o seu e-mail ser lido. Se você vai mandar um e-mail lembrando um colega que vocês têm uma conference call amanhã, por exemplo, uma ideia seria colocar no assunto “conf. call on Q2 sales forecast tomorrow” (conferência sobre a previsão de vendas do segundo trimestre amanhã).

Saudação

Já na primeira linha é importante estabelecer o quão formal sua mensagem precisa ser. Veja alguns exemplos de abertura, do mais formal para o mais casual:

Dear Mr. /Ms. (sobrenome)
Dear (nome e sobrenome)
Hello/Hi (nome)

Tem gente que estranha chamar alguém de querido em uma mensagem mais formal, mas o ‘dear’, nesse caso, seria algo como ‘caro’ ou ‘prezado’.Se você já teve alguma comunicação prévia com a pessoa, ou se está respondendo um e-mail, o melhor é sempre adequar a sua comunicação à formalidade proposta pela outra pessoa. Pega mal continuar chamando interlocutor  de senhor ou senhora se ele já está te chamando pelo apelido. O inverso também deve ser evitado.

Se você não sabe o nome da pessoa que receberá sua mensagem, uma aposta segura é iniciar o e-mail com “Dear sir or madam”, ou “Dear Mr/Ms”. Se você tem o nome da pessoa, mas não sabe o sexo, o ideal é usar o nome completo: Dear John Smith, por exemplo.

Apresente-se

Está escrevendo para alguém que não te conhece? Apresente-se logo no início do corpo do e-mail.  Se a pessoa não te conhece, não faça com que ela tenha que ler até a assinatura para entender quem você é. Imediatamente após a saudação, apresente-se. Se foi um amigo ou conhecido em comum que te passou o contato, informe isso também. Uma boa forma de fazer isso é:

“My name is ___, I got your email address from ___”, ou “My name is ___, I got your email address during a conference that happened last week”. “I’m ___, I’m manager of [empresa]”.

Motivo do e-mail

Deixe bem claro, logo no início da sua mensagem, o motivo do contato. Nesse campo, há muitas variáveis. Lembre-se de ser direto e conciso.

“I am writing to ask if you could send those data”, “following our conference call, I would like to discuss…”, “I’m writing to thank you for…”.

Pedido

É muito comum enviar um e-mail com solicitações, mas fica o alerta:  que nesse caso vale considerar a sua relação hierárquica com o interlocutor.  Se o funcionário é subordinado a você, é possível fazer um pedido mais direto, como ‘I need your numbers by Wednesday’”.

Se vai pedir um favor, ou está pedindo algo que não é obrigação da pessoa, é melhor fazê-lo mais indiretamente.

Algumas sugestões: “I would be grateful if you could send me … by the end of this week”“I was wondering if you could send me the contract”“I would appreciate if you could send me…”“do you think you could also send me…”.

Para dizer não

Precisa negar uma proposta e não quer parecer rude?  Essa é uma dúvida recorrente dos alunos. Se esse é o seu caso, essas frases podem te ajudar:

“unfortunately, I won’t be able to attend the conference”“unfortunately, I’m afraid I won’t be able to meet the deadline”.

Para deixar claro que você espera uma resposta

Espera uma resposta do seu interlocutor? Vale deixar isso claro. A frase “I look forward to hearing from you soon”, por exemplo, funciona bem. É a frase mais clássica que pressupõe que você está esperando uma resposta. Ela é muito simpática, expressa um bom nível de formalidade e funciona em vários contextos.

Você também pode deixar claro que o outro pode fazer algum pedido ou esclarecimento. Nesse caso, sugiro as frases:

“let me know if you have any questions or comments”, ou “if you have any questions or comments, please feel free to let me know”.

Despedida

O encerramento do e-mail é outro ponto em que é preciso prestar atenção ao grau de formalidade que você quer expressar. O jeito mais formal de encerrar um e-mail é com a expressão “Sincerely”.

Uma forma mais neutra, que pode ser usada tanto para uma pessoa que você conhece há bastante tempo quanto para um desconhecido, seria “Kind/Best Regards”, “Cheers” ou “Best Wishes”.

Escreva alguns e-mails e treine sua prática!

Divirta-se!

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